Martin Eppler, Professor für Kommunikationsmanagement an der Universität St. Gallen.

Martin Eppler ist einer der meistzitierten Wissenschaftler und begehrtesten Berater im Bereich Medien- und Kommunikationsmanagement. Der Professor der Universität St. Gallen bringt Managern bei, wie sie durch Visualisierung eines Themas mehr aus Sitzungen herausholen. Der 43-Jährige schwört trotz hoher Termindichte auf Musse und lebt ohne Smartphone, um besser nachdenken zu können.

Interview:
Mathias Morgenthaler

Herr Eppler, wie viel Zeit verbringen Sie täglich in Sitzungen und Besprechungen?

MARTIN EPPLER: Ich beschränke die Sitzungszeit auf ein Minimum. Mehr als eine Stunde pro Tag dürfte es nicht sein.

Bei Führungskräften geht laut Studien die Hälfte der Arbeitszeit für Sitzungen und Besprechungen drauf. Das erzeugt Frust, weil zwei Drittel dieser Meetings als wenig sinnvoll und ineffizient erlebt werden. Wie könnte ein solcher Leerlauf vermieden werden?

Amazon-Chef Jeff Bezos hat schon vor längerer Zeit eine neue Sitzungskultur etabliert in seinem Unternehmen. Powerpoint-Präsentationen sind tabu, unstrukturierter Meinungsaustausch ebenso. In der ersten Hälfte jedes Meetings herrscht absolute Stille, alle Teilnehmer lesen aufmerksam ein Dokument mit den Themen durch und notieren sich Fragen respektive Diskussionsbeiträge. So wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und das Thema auf einem hohen Qualitätsniveau bearbeiten können . Zudem werden generell weniger Sitzungen einberufen, weil das sorgfältige Ausformulieren der Ausgangslage aufwendiger ist als per e-Mail ein paar Kollegen zum Brainstorming einzuladen.

Ein weit verbreitetes Problem ist, dass Sitzungen viel Zeit kosten, aber nichts bewirken. Wie lässt sich das ändern?

Entscheidend ist, eine klare Agenda zu haben, die Teilnehmer einzubinden und das Erarbeitete sofort zu visualisieren. Es gibt kaum etwas Abschreckenderes, als wenn einer vorne seine Power-Point-Orgie veranstaltet und die anderen versuchen müssen, ihm zu folgen. Ich selber stütze mich für Meetings und Präsentationen nur auf ein grobes Gerüst. Alles andere wird im Moment mit den Teilnehmern erarbeitet und laufend optisch dargestellt. Für einfachere Themen reicht dazu ein Flipchart, wenns komplizierter wird, benutze ich Visualisierungs-Softwares wie lets-focus.com. Ich bin übrigens kein talentierter Zeichner und das ist auch gar nicht nötig. Aber ich sehe bei allen Managern eine grosse Powerpoint-Müdigkeit und Probleme bei der Verständigung mit Spezialisten. Da bringt konsequente Visualisierung enorm viel.

Wie sieht ihr Büro aus?

Sehr bunt, die Wände voller Skizzen. Auch Unternehmen wie Swisscom oder Google arbeiten mit beschreibbaren Wänden. Die Visualisierung von abstrakten Themen hat viele Vorteile: Man erinnert sich nicht nur besser an Besprochenes, es gibt auch weniger Missverständnisse und eine bessere Konfliktkultur. Wenn in einer Besprechung etwas in Frage gestellt wird, fühlt sich oft jemand persönlich angegriffen. Eine Notiz oder Zeichnung kann man verändern oder erweitern, ohne dass das als Kritik empfunden wird.

Manche Skizzen aus Ihrem Buch «Sketching at work» wirken fast schon kindlich. Besteht nicht die Gefahr einer zu grossen Simplifizierung?

Visualisierung bedeutet immer auch Reduktion aufs Wesentliche. Das ist die Stärke und die Gefahr jeder Skizze, jedes Modells. Weltfremd ist das deswegen nicht. Ich durfte kürzlich einen zweitägigen Workshop mit der Europäischen Zentralbank durchführen – da waren Skizzen ein sehr wichtiges Instrument. Ähnliches gilt für die Strategieworkshops, die wir für Organisationen in der Schweiz, Saudi Arabien oder den USA durchführen. Das Potenzial guter Visualisierung ist noch längst nicht ausgeschöpft. Aber natürlich müssen wir immer aufpassen, dass wir die Dinge nicht so weit vereinfachen, dass wir einer Verständnisillusion aufsitzen. Der grosse Vorteil von Skizzen ist, dass sie Unfertigkeit signalisieren, zum Weiterdenken einladen. Es gibt keinen Museumseffekt wie bei vielen Powerpoint-Präsentationen.

Sie lehren nicht nur an der Universität St. Gallen, sondern beraten auch viele Unternehmen in der Frage, wie sie intern und extern klar kommunizieren können. Wie gelingt das am besten?

Wir haben dafür eine Zauberformel: KLARE Kommunikation: K steht für Kontext, L für logisch strukturiert, A für ambivalenzfrei, R für Resonanz und E für einfach oder essenziell. Das klingt alles recht selbstverständlich, ist es aber nicht. Viele platzen mit ihren Botschaften zur Tür herein, ohne den Empfänger zuerst einmal über den Kontext zu informieren. Durch die hohe Geschwindigkeit der Kommunikation bleibt oft der logische Aufbau einer Nachricht auf der Strecke, dafür schleichen sich Mehrdeutigkeiten ein. Und wir vergessen zu oft, dass wir eine Nachricht «anmächelig» übermitteln sollten, wenn wir Resonanz erwarten. Einfachheit und Knappheit schliesslich ist eine hohe Kunst. Schon Goethe hat sich für einen langen Brief damit entschuldigt, dass er keine Zeit gehabt habe, einen kurzen zu schreiben.

Sichtwort Zeit: Sie forschen, unterrichten, beraten, publizieren, referieren, entwickeln Software… wie bringen Sie das alles unter einen Hut?

Ich versuche, gut organisiert zu sein. Ich nutze Skizzen auch für den Dialog mit mir selber. Die Visualisierung erlaubt es mir, den Überblick über all meine Aktivitäten zu behalten. Natürlich hilft es, wenn man seine Aktivitäten sinnvoll verknüpfen kann. Um es im Manager-Slang zu sagen: Ich setze stark auf Synergien, setze mich mit jenen Dingen, die mich wirklich interessieren, mal als Wissenschafler, mal als Berater, mal als Softwareentwickler auseinander. Ein nicht zu unterschätzender Faktor bei mir ist das Lustprinzip. Ich kann meine Zeit relativ frei einteilen und stark auf meine Formkurve achten. Und ich vermeide es, mir die ganze Woche mit fixen Terminen zuzupflastern. Es passiert immer Unvorhersehbares und wir sind ohnehin keine Maschinen. Wir brauchen Auszeiten. Ohne Musse sind kreative Spitzenleistungen schwer möglich.

Wie schützen Sie sich davor, pausenlos beschäftigt zu sein?

Zum Beispiel indem ich auf ein Handy verzichte. Die Smartphones verleiten uns dazu, jede kleine Pause mit Unsinn zu füllen. Wir checken Mails, konsumieren News, verschicken Nachrichten. Wenn neue Inputs für einen Moment ausbleiben, sind wir wie Süchtige auf Entzug. Diese Hyperaktivität behindert das Nachdenken und führt zu Fehlern in der Kommunikation. Dass ich auf ein Smartphone verzichte, ist für mich ein kleiner Luxus und Ausdruck meines beruflichen Selbstverständnisses: Ich werde fürs Nachdenken, fürs Dranbleiben, für gute Ideen bezahlt. Das alles gelingt leichter ohne permanente Reizüberflutung. Natürlich ist es auch ein Experiment und eine kleine Provokation, wenn ein Professor für Medien- und Kommunikationsmanagement kein Mobiltelefon besitzt.

Was treibt Sie an bei dem, was Sie machen? Das Ziel, der meistzitierte Wissenschaftler Ihrer Sparte zu sein?

Der Hauptantrieb ist eindeutig, durch meine Forschung die Verständigung zu verbessern. Die Sitzungskommunikation ist in vielerlei Hinsicht noch auf dem Stand von vor 30 Jahren. Das kann sich eigentlich niemand leisten. Darüber hinaus habe ich tatsächlich die Ambition, mit den amerikanischen Kollegen im Bereich Management und Informationsflut auf Augenhöhe zu sein. Unsere Forschung wird in den USA stark beachtet, das zeigen auchErwähnungen in US-Zeitschriften wie Businessweek oder Harvard Business Review und Anfragen aus dem Silicon Valley. Wir Schweizer müssen uns nicht verstecken, sondern dürfen international ein wichtiges Wort mitsprechen.

Kontakt und Information:

www.mcm.unisg.ch

Schlagworte: Informationsflut, Kommunikation, Management, Medien, Meetings, Skizzen, Universität St. Gallen, Visualisieren
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